物料编码的用途：

识别唯一性，信息沟通与交流的标准语言；

提高物料计划、控制及仓储收、发、存等管理效率；

快速查询、检索、录入、排序、易读，易记和易识别等辅助需求；

结合企业信息系统支持的水平，将过去手工编码与现代化信息系统共享结合并做到扬长避短，帮助用户快速查询、检索、录入，易读，易记和易识别是我们物料编码的基准。

 

一、考虑物品分类需求。

根据企业物料数据级别，分别针对成品与原材料制定相应的编码规则，如大、中、小三级分类（具体使用几级，每级几位容量据企业物料特征分析），再辅之以流水号，一般常规企业都够用了！

Eg，以大、中、小三级分类为例，其中大类在1位数（10以内），中、小类根据情况可又是一位或二位（100以内），流水号5位，即支持企业最多十万个分类，每个小类十万的物料编码容量，一般常规企业绰绰有余了！在应用中，一般企业员工一周内即可对企业分类熟记于心，当员工在录入或查询时通过输入前面几位分类代码，再加上一个通配符即可快速定位目标物料；编码原则如此设计，可以最大限度的满足用户查询、快速录入的需要。提高工作效率50%以上。

信息系统还有一个特点，就是能做到信息一次录入，平台与协作团队共享，对于企业原来在手工编码中积累起来的编码规范，可以加以利用，如规范物品规格、目录册项或者描述规定，并记入信息系统，既满足了编码与规则修撰的频次与工作量，也提高工作效率。

 

二、应考虑可扩展性的需要。

编码原则的制定应能考虑公司5-10年内物料的变化趋势。并且要对不同的情况留有一定的余地。例如贴片物料的封装，现在主要用的是0805，0603，可能以后会逐渐使用0402和0201的，那么在编码原则中应当为这些物料留出余地。

 

三、多少有别，巧用“其他”分类。

在考虑到物料的分类过程中，有时候一个小类只有一个物料，甚至一个大类都只有一个物料，针对这种情况，若给其一个大类或小类编码的话，给人一种占着茅坑不拉屎的感觉。我们在编码时，没有必要为这种罕见的物料进行专门的编码。完全可以把这些罕见、少用的材料合并在一起，用其他类来表示。

一方面，可以减轻用户记忆的压力，毕竟要记住这些意义不大的字符，有点困难；另一方面，由于其物料比较少，而且不经常用，把他们归为一类，不会影响用户的查询效果。

利用其他分类，就给人一种“化腐朽为神奇”的感觉。企业若在物料编码时，给每个种类的物料都编一个其他的分类，则，把一些常用的零件按其正常情况分类，把罕见的材料、不经常用到的材料和很难分类的材料，都合并到其他类中，可以减少用户很多的工作量，并且使用效果不会受到影响，事半功倍，何乐而不为呢？

 

四、变动属性不应纳入编号。

有些资料之某项属性如果在未来有可能发生变动，则绝不可将该属性纳入编号中。否则，一但发生变动时，是否要修改编号将会成为十分困扰的抉择。例如物品的规格参数，责任部门，其它如客户所属之责任区，业务员的所属区域...等等皆是如此。正确的方法，应将这些属性另设独立的栏位表达。

 

五、不要寄希望通过编码信息反映物料的具体信息或全部信息。

我们说的物料基本信息，一般包括两部分内容，一是物料的种类信息，如包装材料还是零件；另外一种是物料的具体信息，如其规格、尺寸、颜色、供应商等等。我们在物料编码中，要把种类信息纳入其中，而对于物料的具体信息不应该纳入其中。

有些用户，喜欢把物料的供应商放入到编码信息中去，如此的话，看到编码就知道该下个哪个供应商。这看起来是蛮方便的，但是，实际上，会产生其他很多的错误。

如当该零件有多个供应商时，则会需要编写多个编码，供应商越多，编码越多；其次，当该零件多个供应商没有区别，每个客户都可以使用时，则编写BOM会遇到麻烦，不知道用哪种零件为好，虽然，可以指定一个供应商为默认的供应商，其他的作为替代件来解决，但是，这也与企业实际管理有点差异，替代件的话，永远会只在被替代件无法满足需求的情况下，才会考虑。而有是企业需要进行供应商之间的平衡，若如此编码，ERP系统就无法满足企业的需要。

可见，若把物料的具体信息放入到物料编码信息中去，企业很可能会搬起石头，砸自己的脚。一般情况下，只有客户指定需要某个供应商的零件进行生产，才会考虑把这个供应商的信息放入到编码中去（有时候，有些客户会出于种种原因，如企业某个供应商是其子公司等原因，要求企业指定有某个供应商的零件），遇到这种情况，企业为了管理上的准确问题，可以把这些材料分离出来编一个新的料号，而不是将供应商信息编到物料编码规则中。所以不要尝试把供应商信息纳入到物料的编码规则中去。

物料的其他信息，如颜色、规格等，也如同上面的例子，一般也是不纳入物料编码的规则为好。

 

六、能用数定的不用字母，能用字母的不用汉字。

打中文速度快，还是打英文速度快？当然是英文速度快。

打中文准确率高，还是打英文准确率高？当然是打英文准确率高。

中英文混输快，还是光输入英文或者中文速度快，并且准确呢？当然是后者快而准确。

较之数字小键盘，数字在速度和准确率方面又更胜一畴

既然如此，我们为什么要在编码中，加入几个中文汉字呢？

有些企业由于用户的文化水平普遍不高，平时不怎么接触英文，所以，在物料编码时，他们希望通过利用中文来进行表示。这在实际工作中，非常的不方便。

查询时我们要求的就是快而准确，若我们在输入编码时，非常的费时，而且容易出错，那我们要物料编码还有什么意义呢 ？

 

七、在编码信息中，避免使用特殊符号。

编码中尽可能不用-、#、*等这些无意义的符号（只是为了区分编码的段，而没有任何含义），因为这些符号不便于电脑输入，而且会使编码太长；如果使用字母和数字混和编码时，应避免使用字母O、I、Z等字母，以免书写时与0、1、2相混淆；

 

八、长短应适中。

物料编码不应该太长，若太长的话，一方面是不容易记忆，要用户记住一长串没有互相没有联系的字符，是一件痛苦的事情，我们千万不要把痛苦强加在用户身上，不然，到最后，他会加倍的还给他们。另一方面，进行输入查询也比较麻烦。

一般情况下，我们建议，编码长度最好不要超过12位，若像身份证这样18位的话，输起来够让人头疼的。　那如何能够使得长度不超过12位呢？用户可以从如下几个方面考虑：

1、在物料编码中，编码时，不要想把全部信息都纳入其中。在上篇文章中，笔者也强调过，在编码时，只要考虑物料的大中小类即可，如此的话，12位已经足够使用；若把物料的颜色、尺寸、供应商等信息都包括进去的话，20位都不够。

2、在物料编码时，每一为都要仔细考虑，这时候不要怕被别人说小鸡肚肠。在满足扩展性要求的基础上，位数越少越好，能够7位解决的，就不要用8位。别看只差一位数字，要知道物料编码在ERP各个功能中都要用到。根据有人统计，一个采购员用户在修改采购单、库存查询、对帐等操作时，平均每天需要用到的物料编码都是数以百计的，有的更达到千次的使用率，若这么累积下来，看看一天要多输多少字符，若每个编码都节省一个字符的话，一个月下来，可以节省多少时间。

3、可以为不同种类的物料设置不同的编码长度。企业在设置物料编码规则时，可以为不同的物料设置不同的长度，没有必要为了统一而把一些无用的编码加入其中。如企业某种物料的编码至少要11码，而有的物料只需要9码，则为了追求统一，把这种物料的编码加入两位没用的编码，而达到11码时，是没有必要的。

4、同类产品编码务求统一。对于同一种产品的编码，长度最好一致，这主要是出现在流水码的问题上。如把01简写成1等，这些做法不是很合适。因为若长度一致的话，可以一目了然的发现一些简单的错误，如漏写一码等明显错误。

 

九、应有防错功能。

各位对于身份证号码应该都比较熟悉，如身份证号码339005197805051818，18位为效验位（识别码），通过复杂公式算出，普遍采用计算机自动生成。所以，在编码时，最好也能够具有自动防错功能。

1、能够根据类别等信息，自动判断物料编码的生成是否符合规则。这一般都是根据系统的功能加以区分。如把一材料分为零件、钢制品、螺丝大中小三类，分别为L、G、L代表，则人工输入编码后，系统就会帮助用户判断该材料的大中小类别分别是什么，提醒用户输入是否准确。

2、另外一种方法，就是根据身份证一样，只要用户按照前面的信息输入相关的内容，ERP系统就会根据某种算法，生成一个校验码，并依附在原由的编码后面，以保证物料编码的准确性。

ERP系统为什么要提供这个功能来保证物料编码的准确性呢？为什么其他的内容没有这个功能呢？其实很简单，因为他们都深刻了解物料编码准确性，对于ERP系统来说，是多么的重要。

 

十、应容易记忆。

物料编码是用来做什么的？是用来帮助用户快速的查找物料的，若用户不知道该编码代表什么产品、代表哪类产品，那物料编码也就失去了其意义。

所以，物料编码在编写时，要考虑其如何才能快速被用户了解并被他们接受。

利用英文字母或者拼音字母结合阿拉伯数字使用，即方便记忆、理解，输入又比较方便。

 

十一、对于原先的编码，若发现问题时，要坚决抛弃。

在企业上ERP系统前，或多或少都有了自己的编码体制。但是，这些编码体制很多都是不符合信息化系统的要求的，或者说，不符合编码的原则。如对于同一种物料，不同的供应商就按不同的编码来管理；物料全部按流水号进行编写，没有分类，连最基本的原材料跟成品都没有区分，难以记忆；而因为没有通过信息化软件进行管理，导致的问题就是无法保证现有的物料编码都是准确的，如一物二码、二物一码的情况都存在，为此，企业要特别注意，即使企业已经拥有编码体系，对物料编码也要进行一一梳理，一一核对其准确性。这么做，虽然比较花时间，但是，确是比较值得的。

更糟糕的是，在ERP实施时，他们不听顾问的建议，对物料进行重新编码；而认为重新编码要花费太多的时间跟精力，没有人愿意做这件事情，宁可让这些错误存在，也不愿意花力气去重新整理。

当这套编码原封不动的用到ERP系统中后，结果就可以遇见了。最后没办法，只好全部返工，重新修改了编码原则，并按新的编码原则对物料进行编码。

 

十二、兼容性。

建立本公司的物料编码与主要客户、重要供应商的编码的对照关系，可以自由查询、对照；为EDI及供应链协同建立桥梁。

 

附录：

ERP供应商编码的技巧总结

　　众所周知，编码是ERP项目实施准备的核心工程，其编码是否合理，直接关系到ERP系统的使用效果。现在对于物料编码的文章，在GOOGLE里搜索一下，可以出来数千篇文章，已经说的非常透彻了。我在在这里也就不重复了。我在这里要说的是，一个经常被大家忽略的一个角落，就是供应商的编码。其实，供应商编码也是非常重要的，其若编制的合理，对于提高供应商管理效率，是非常有帮助的。

　　我遇到不少的客户，其对供应商编码，大致有如下几种编码方式。

 

一、纯流水码

　　即对供应商不进行有意义的编码，而只是按合作的先后顺序，对其进行编码。这类编码，就没有特殊的意义，用户若要按编码来查询供应商信息的话，需要记住这些毫无意义的数字编码，对于用户来说，无疑是一个非常大的工程。而实际上，用户一般只记得住经常用到的供应商，一般能够记住5家已经不错了。而要查询剩余的供应商信息时，只能通过供应商名字来查询了。如此是非常不方便的。

　　因为无论是在采购单，或者在应付帐款、库存数据的查询时，都可能要用到供应商编码，如想查询一下，某个供应商的采购定单的未结案还有多少；或者想查询一下，一个供应商的应付帐款有多少，当月要付他多少，等等，这都需要用到供应商编码。若通过供应商名字去查询的话，当然是很不方便的。特别是财务等不直接接触供应商的人员，更加麻烦。我去客户那边调研的时候，有些用户在电脑旁边就贴着一张供应商代码与供应商名字的对照表，需要查询时，他们就先从对照表中找到供应商的数字编码，然后，再在进销存系统中查询他们需要的数据，这非常的不方便。

 

二、拼音与阿拉伯字母结合

　　还有一种编码方式，就是根据供应商名字的拼音字母结合阿拉伯数字来编码，如上海宏福铝塑电器有限公司，就编码为HF01，江西市红飞金属制品有限公司就编码为HF02，也就是说，前面两个拼音是他们字号的简称，后面两个数字是流水码。

　　这种编码方式，比上一种编码方式有了改进，用户不用去记忆哪些没有实际意义的数字编码，而根据供应商的中文名字可以直接想到编码，即使不记得后面的流水码也没有关系。如现在在开采购单时，要向江西市红飞金属制品有限公司采购原材料，则只要在供应商栏位内，输入FH，系统就可以帮助用户查出以FH开头的供应商信息，然后用户选择一下就可以了。如此，用户就不需要每次都去查询那个对照表，速度快多了。

　　但是，这种编码也是有点问题，如企业有委外生产的厂商，就比较麻烦。若用户需要查看一下现在有多少委托加工的供应商，则无从查起，要一个个的统计；若对供应商还有类别管理的，如此编码，也不是很合理，如想查询一下PVC料的供应商有哪些，则很难做到这一点，或者通过供应商类别那里查询，但是，又不是很方便，而且，也不是每个ERP软件都支持这个功能。最好的话，就是一看到供应商编码，就可以知道其供应商什么类型的材料。

　　可见，以上两种编码方式，或多或少都存在一些缺陷。我在ERP项目实施时，在供应商的编码方面，一般会给用户提一下建议，各位可以参考一下。

 

1、委托加工商跟一般的供应商最好区别编号。

　　委托加工商跟一般的供应商虽然看起来都是一样，可能都是采购部门在管理，但是，在实际处理上，有比较大的区别，如在会计处理上，就有不少的差异。所以，为了在后续的管理中，把认为的修改量降低到最小，最好在编码中，有所区别。

　　另外，这也有利于分类查询。如我们在“拼音与阿拉伯字母结合”这个方案的基础上，若是委托加工的，我们在其前面加上一个W字母，若是一般的供应商，则我们加上Y字母。如此，若我们想知道现在有哪些委托加工供应商时，只需要在查询供应时，只需要输入W，即可以查询出所有符合条件的委托加工供应商，这就非常的方便。

 

2、若有类别厂商考核者，同类厂商的编号要归纳与同区间。

　　有的公司，要对供应商进行类别考核，如要考核所有PVC材料的供应商，要评价他们的交期是否能能够满足企业的需求，有哪些供应商老是出现拖延的情况；或者评价他们的质量状况，如哪些供应商的质量问题比较多，经常发生不良品退回的情况；或者成批调整PVC材料供应商的付款条件，要把全部的PVC供应商的付款周期从到货后30天改为到货后45天，则最好在编码信息中，反映供应商提供材料的类别信息。

　再如，若企业计划在每年度的10月份对包装材料的提供商进行考核，并在月底召开供应商会议进行检讨。若没有按如上方式进行编码，那用户如何才能够方便的找到包装材料供应商的交货情况、质量情况、及其他需要的信息呢？用户只有一个个去统计，或者先统计全部的供应商，然后再把包装材料的供应商单独COPY出来。但是，这些方法都比较麻烦。若在供应商编码中，体现了原材料类别信息，则只需要在查询时，选择B，然后就可以列出所有包装材料的供应商，然后按全选，选种所有的包装材料供应商后，按导出供应商考核信息，就可以把相关信息导入到EXCEL中，如此，要方便的多。

 

3、在以上两个建议的基础上，结合“拼音与阿拉伯字母结合”的编码方式。

　　拼音与阿拉伯字母结合这是一个不错的编码方式，若在这个编码原则的基础上，再把以上两点内容考虑进去，无疑，这个方案将更加完善。以上谈到的“拼音与阿拉伯字母结合”方案的缺点，将被弥补。