浅谈制造企业物料编码

      对于制造企业而言，物料管理的地位是不言而喻的。成千上万种物料，如果没有可做唯一标示的物料代号，而仅靠物料名称、规格或者其它途径作管理依据，很难想象企业如何合理管理物料。

        物料的名称、规格等都不能作为区别物料的标示，同名同规格的物料总是存在的。要实现物料的科学管理，物料编码是基础。

        物料编码是仓储系统对物料的惟一识别代码，它用一组代码来代表一种物料。物料编码必须是惟一的，也就是说，一种物料不能有多个物料编码，一个物料编码不能有多种物料，它们之间的关系是一一对应的。

一、物料编码的功能

　　 物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其它有关事项的一种管理工具。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂，或许有没有物料编码尚无关紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂，物料编码就显得格外重要了。此时，物料的领发、验收，请购、跟催、盘点、储存、记录等工作极为频繁复杂，而借用物料编码，各部门可提高工作效率，各种物料数据传递迅速，意见沟通更加容易。

二、物料编码的误区

　　误区1：图号作为物料编码

       随着信息化的不断推进，当前大部分的企业都在使用CAD等辅助设计系统。由于设计管理规范的要求，每张图纸都会有一个图号，于是大部分的企业直接使用图号作为物料的编码。

      但使用图号作为物料编码，会存在如下问题：

　　1）由于技术部门并不负责原材料的管理，原材料就没有图号。

　　2）图号并不唯一。图号不能够表述物料的唯一性。同样一张设计图纸，可以使用不锈钢制造，也可以使用镀锌板制造，两种不同的原材料制造出来的产品，我们能够说是一样的物料吗？但他们的图号确实就是一样的。

      3）图号和物料编码是完全不同的事情。图号可能存在复杂的借用关系，在产品更新换代频繁的今天，这种借用关系如果反映在编码中将使问题异常复杂。
　  4）图号的管理本身不规范。大部分的研发部门对于图号的编码管理本身就不严谨。不同的设计人员、不同的设计小组遵循的编码规则并不相同，导致后续使用图号的混乱，这样图号作为物料编码就更加不合适了。

       针对习惯于图号的企业，或者物料分类不是很复杂的企业，我们建议也可以采取物料编码=图号+规则码的方式，这种编码对于以设计为中心、有一图多号现象的企业是比较好的一种编码模式。通过编码可以直接看到物料的特征，另外也省去了编码的复杂性，是一举多得的好方案。

　　误区2：要求物料编码表述大量的信息

　　部分企业由于缺乏物料编码的经验，在制定编码规则的时候，往往希望制定出一套万能的、一见到编码就可以知道物料所有情况的规则，期望包括物料种类、属性、供应商信息，甚至包括存放仓库的信息。这些对于编码的过高期望，都是由于没有编码制定经验造成的。期望越高，失望就越大。编码就是编码，它无法表达其根本无法承载的过多信息。

　　误区3：把制定编码规则的工作交给个别人或部门去完成

       企业的管理层往往习惯把编码工作交给技术部或者某个资深员工来主持完成。这种做法忽略了一点，编码真正使用最多的是物料管理部（比如仓库）、财务部，而非制定编码规则的技术部。制定物料编码，应该联合技术部、物料管理部、财务部，组成团队共同完成。

三、常见编码形式

       顺序编码是更简单的一种编码，计算机也可以提供流水编码的功能。在没有现存的编码可利用的前提下，可以考虑顺序编码，或者称谓流水号编码。

       赋义编码顾名思义是赋于编码一定含义。这种编码常用的是层次码和属性码。层次码可以表达物料的统计上的卷叠要求；属性码可以表达物料的配置要求。

四、物料编码的原则

        唯一性：同一种物料只能对应一个编码，同一编码只能代表一个物料，绝不能出现一个物料多个编码，或一个编码有多个物料的情况。

        一般地，只要物料的物理或化学性质有变化，只要物料要在仓库中存储，就必须为其指定一个编码。举例，某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进行喷漆，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个编码，比如3000。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成，其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状态，必须取不同的编码，例如3000A,3000B,3000C三个编码分别表示三种不同加工状态的物料。

        完整性：同一编码原则应能涵盖所有物料，新增加的品种也能够适应。在编码时，所有的物料都应有编码可归，这样物料编码才能完整、通用。若有些物料找不到赋予之编码，则很显然物料编码缺乏完整性。新产品新物料的产生容易破坏物料编码的完整性。因此每当有新物料产生，即应赋予新的物料编码；如果新的物料没有编码，采购部门不得从事采购，即使没物料编码的新物料采购进来了，仓库部门或财务部门发现物料订购单缺少编码，即应请采购部门补填物料编码，否则不予入库、不予付款，这样才能确保物料编码的完整性、通用性。

        可读性：物料编码不一定要求一看就知道是哪种物料，但需尽可能反映物料大类，应当做到一看到物料就能够识别出是属于哪一类的物料，可以考虑采用前段用分类码，后段用顺序码的方式进行编码。物料大类可以让我们对物料的类别有一个直接的判断。比如我们每天都在使用移动电话，如果我们看到139号段的号码，就知道是移动的来电。大类的划分原则往往是：第一码：产成品、半成品、原材料、辅料、低值易耗，主要供财务使用；第二码：真正的类别，依据企业不同的情况具体制定。这样，使用者应可以在较短的时间内对编码的方式有大致的了解。

        可使用性：编码需要长短适中，编码的长度应在6-20之间，不宜过长，否则不易识别。按照人的记忆习惯，7-13位的编码是比较合理的。

        可扩展性：编码原则的制定应能考虑公司5-10年内物料的变化趋势，并且要对不同的情况留有一定的余地。

        效率性：编码原则不仅要考虑使用者是否可以较容易地解读，方便记忆和识别，还应当考虑是否有助于提高日常操作的效率。在中国，尽可能多采用数字编码，主要原因是大多使用的人员对字母的读说写听及输入计算机还远没有数字那么准确、敏感、熟悉，纯数字编码也便于用小键盘输入，发挥一部分人的优势。

        兼容性：本公司的物料编码应当考虑与主要客户、重要供应商的编码的兼容，这要求要建立一个物料编码对照表，把客户、主要供应商的编码、本公司编码放在一张表内可以自由查询。

        综合性：编码原则也应考虑与产品（BOM单）、生产、采购、货仓运作、物料控制、财务、使用软件系统等相关方面的配合使用问题。

        没有一个十全十美的编码体系，只要基本原则符合就可以，尤其是前五大基本原则，不必要耗费太多的时间，况且有些软件本身也支持编码的修改，可以很好地支持规则的进一步完善。

五、物料编码如何有效推行

　　 为了对物料实现统一编码，许多企业组织专项编码培训班，甚至还设有独立的物料编码部门等。但往往实践证明，相关的执行部门最终还是没有严格按照物料编码的规则执行，工作也没有达到预想中的效果。很多企业在花费了大量的人力、物力和财力制定出一套科学的、合乎企业实际情况的物料编码体系后，就像他们制定的其他厚厚的管理制度文件一样，被锁进了文件柜中，仅仅在进行相关质量体系认证时拿出来使用。当然，有同行过来参观的时候，也会时常拿出来进行炫耀。

       物料编码和企业标准化工作也息息相关，很多企业在推行标准化（模块化设计）工作中，花费了大量的人力和物力，又是抽调骨干队伍，又是收集图纸、制定标准，一干就是好几年。但最后，往往又是无疾而终。物料编码，是一件简单的事情，但绝对不是一件容易做好的事情；是一件重要且有意义的事情，但绝对不是每家企业都能做好的事情。

　　 制定完善的物料编码规则只是物料编码工作的第一步。如何使制定的编码规则在企业内部真正得到推行，改善和解决技术、物管、财务等部门各自为政、多套编码并存、多种物料称谓混乱等企业管理问题，才是物料编码工作中最实质性的一步。有效推行企业的物料编码工作有两种途径：

　　1、实施软件管理系统

　　实施PDM/PLM、ERP等信息化软件系统，在系统中固化物料编码，是实现强制推行的最容易也最有效的方式。PDM/PLM、ERP系统会按照企业制定的物料编码规则，自动生成编码；系统具备的便捷的查询、排序等功能，也可以让员工快速体验统一编码带来的效益，进而积极配合编码工作的执行。合理的编码规则结合PDM/PLM、ERP系统中的查询、排序功能，对于企业标准化工作的推行会起到直接的积极影响。

　　2、设定专人负责编码

　　如果企业尚不具备实施ERP、PDM等信息化系统的条件，要实现物料编码规则的贯彻执行，唯一的办法就是通过制定物料控制流程，设定专人控制物料编码。在流程的执行过程中，严格遵守物料编码唯一出口